Cuotas de disco

Administrando el almacenamiento con cuotas de disco.

El espacio que se necesita en un disco es proporcional al año del que hablemos. Si pensamos en 5 años atrás, probablemente necesitábamos el 50% de espacio en disco que actualmente. Esta actitud voraz es extensible no solo a usuarios, sino también a programas y a sistemas operativos. Las cuotas de disco nos permiten controlar la utilización del espacion en volúmenes NTFS ya sean básicos o dinámicos.

Mantener el control sobre el espacio de disco disponible es una tarea tediosa pero merece la pena el esfuerzo. Todos los programas se ven afectados por la falta de espacio, y si el disco se queda sin espacio, en el peor de los casos, los servicios se detendrán, las bases de datos caerán y los trabajos de copia de seguridad fallarán.

Las cuotas de disco permiten garantizar que lo anterior no ocurrirá, en un modelo aplicable a nivel de usuario y de volumen. Típicamente, se configura una couta de usuario y se deja que Windows Server 2008 monitorice el consumo de disco. Entonces, cuando la cantidad de datos de usuario excede la primera cota definida por la cuota, el sistema marcará con un aviso la cuota del usuario (sólo se tiene acceso a este aviso desde el administrador de cuotas). Cuando la segunda cota también es superada, se impide guardar archivos adicionales hasta que libere espacio. Esta estrategia se puede acompañar de otras, como borrar ficheros que no se usarán más, moverlos a un volumen diferente, cambiando el propietario de los archivos o pidiendo al administrador del sistrema que cambie los límites de la cuota.

Por tanto, las cuotas ayudan a garantizar el espacio en disco, y obliga a los usuarios a mantener una cierta higiene en el uso del disco. Los usuarios pueden conocer en todo momento su espacio disponible, comprobando las propiedades del volumen, y de hecho, si el administrador lo desea, puede mostrarse solamente la información sobre la cuota, en vez de sobre todo el volumen.

Propietarios

Los cálculos de cuota se basan en la propiedad. Cada momento un fichero o una carpeta creada en un sistema de archivos NTFS, tiene un propietario.

Usar el concepto de propiedad permite que cuando una persona crea un archivo, deba tener en cuenta el espacio que ocupa. Cambiar el propietario del archivo libera la parte ocupada de la cuta del propietario anterior, y ocupa en la cuota del nuevo propietario.

Las cuotas solo pueden asignarse a nivel de usurio, y no de grupo. El único usuario al que no se le pueden aplicar cuotas es el usuario "Administrador".

Cuando se configuran cuotas, se puede indicar al servicio de cuotas para que cree informes en el visor de eventos. Se puede crear un solución personalizada que use estos informes para lanzar una notificación o incluso algunos tipos de actividades de limpieza.

Establecer cuotas permite recoger estadísticas sobre los datos de usuario, lo que ayuda a precisar estimaciones de utilización de espacio y planificar la configuración de cuotas adecuada.

Configurando las cuotas de disco

Para configurar cuotas en volúmenes individuales, seguiremos el siguiente procedimiento:

  1. Iniciando con una cuenta del grupo de Administradores (locales), abrimos el administrador de discos.
  2. Hacer clic derecho (en modo gráfico) sobre el volumen sobre el que se quieren establecer cuotas, y seleccionar Propiedades. Hacer clic sobre la pestaña "Cuota" (Si el volumen tiene una letra asignada, se pude acceder también desde el menú contextual del volumen en Equipo).
  3. Activar la casilla de verificación "Habilitar la administración de cuota". Esto lanza la monitorización del uso de disco por parte de los usuarios.
  4. Hacer clic sobre "Denegar espacio de disco a los usuarios que excedan el límite de cuota. Esta opción es necesaria para reforzar los límites de cuota y enviar una notificación a los usuarios que la excedan. Sin embargo, no es suficiente. También habrá que asignar las cuotas adecuadas para cada todos los usuarios (o para cada uno individualmente).
  5. Dejar seleccionada la opción "No limitar el uso de disco" si se quiere permitir a los usuarios usar tanto disco como necesiten. En otro caso, seleccionar "Limitar el espacio de disco a" y especificar el tamaño límite para todos los usuarios (con la excepción del grupo de Administradores locales).
  6. Configurar el nivel de advertencia a una cantidad adecuada (siempre menor que la limitación del paso 5). Tras la advertencia, los usuarios puede continuar usando el disco hasta que superen el segundo límite.
  7. Las dos últimas casillas de verificación controlan el registro de eventos por exceder los niveles de advertencia y límite de cuota en el registro de eventos. Cuando se busquen, hay que buscarlos como eventos informativos.

Añadir cuotas individuales

El procedimiento anterior, añade cuotas iguales para todos los usuarios. Si se quiere definir el uso de disco de modo más preciso, se puden crear límites para cada usuario. Para añadir cuotas individuales, hay que acceder a la pestaña "cuota" descrita anteriormente (Propiedades del volumen\pestaña "cuota") y seguir el siguiente procedimiento:

  1. Seleccionar el botón "Valores de cuota".
  2. En el menú "cuota", seleccionar la opción "Nueva entrada de cuota". Esto nos permite elegir un usuario al que aplicarle la cuota mediante el diálogo seleccionar usuarios.
  3. Introducir el nombre del usuario al que se aplicará el límite y aceptar. Finalmente aplicar los límites deseados.

Mantenimiento de cuotas

Las cuotas pueden ayudar a administrar la utilización del espacio de disco, pero también pueden complicar algunas tareas. Las siguientes sugerencias, basdas en el sentido común, pueden ayudar a administrar las cuotas de forma eficaz:

  • Cuando se asignen cuotas, dejar algo de espacio sin asignar. Esto será útil si se necesita customizar cuotas en un esquema de usuario individual. Este espacio extra también puede ser usado por los metadatos de NTFS (no se se cuentan en los límites de cuota de usuario).
  • Dar a conocer a los usuarios los efectos de superar los límites de cuota y como comprobar el espacio disponible en el explorador de Windows. Las cuotas permiten al usuario ser consciente de sus limitaciones de espacio, ya que de otro modo verá el espacio libre en todo el disco, lo que le empuja a ser más derrochador.
  • Activar las advertencias para todos los usuarios y dejar una cantidad suficiente entre la advertencia y el límite. De este modo, el administrador puede conocer el uso de su cuota de cada usuario y replanificarlas en caso de ser necesario.
  • Monitorear el uso de disco de forma periódica y tomar decisiones (incrementar espacio para algunos usuarios importantes) si se encuentran problemas.
  • Tener en cuenta cualquier espacio extra necesario en el disco, como por ejemplo, colas de impresión. Los archivos a imprimir son propiedad del usuario que mandó el trabajo, por lo que reducirá su espacio disponible. Siempre se muede mover la cola de impresión a otro volumen separado (lo veremos más adelante).
  • Es posible exportar e importar entradas de cuota entre servidores (siempre que estos pertenezcan al mismo dominio).
  • Los datos mostrados en "Valores de cuota" se obtienen de una caché que por cuestiones de eficiencia no siempre está actualizada. Presionar F5 para actualizar los datos.
  • Eliminar cuotas para usuarios que no necesitarán acceder más al volumen. Pero esto requiere que antes se borren, muevan o se tome propiedad (como administrador) de los archivos del usuario. La forma más sencilla es desde el diálogo de "Valores de cuota". Al intentar borrar, se muestra un diálogo con un listado de archivos y carpetas propiedad del usuario. Se tomará una opción: borrarlos, apropiarse o moverlos juntos o por separado. La única opción posible para las carpetas es apropiarse de ellas.

Actividad. Crea una cuenta de usuario llamada "usuario_cuota".

Utiliza un archivo (como éste) de aproximadamente 1 MB para llenar las cuotas de los usuarios.

  1. Asigna una cuota de disco de 10 MB para todos el usuario "usuario_cuota" con un límite de advertencia de 8 MB.
  2. Inserta 9 MB en la cuenta del usuario, y comprueba cómo se activa la advertencia. Toma una captura llamada Act.1-cuotawindows.png.
  3. Intenta insertar 11 MB en la cuenta de usuario, y comprueba como se muestra un mensaje advirtiendo que se superó la cuota. Toma una caputra llamada Act.2-cuotawindows.png.
  4. Modifica la cuota de "usuario_cuota" para que sea ilimitada, y añade más 10 MB. Toma una captura de la interfaz de administración de cuotas de disco y guárdala con el nombre Act.3-cuotawindows.png.

Análisis de espacio/cuota de disco

Las estadísticas que elabora el servicio de cuotas es almacenado en caché, por cuestiones de eficiencia, de modo que el administrador podría estar viendo datos antiguos. Por ello, es preciso refrescar (presionando F5) para actualizarlos.